Dokumentenverarbeitung & OCR
Ihre Dokumente.
Nutzbare Daten.
Klare Abläufe.
Wir entwickeln Prozesse, die Informationen aus PDFs, Scans und Formularen auslesen, prüfen und an Ihre Systeme übergeben. Mit OCR, KI und menschlicher Kontrolle dort, wo sie gebraucht wird.
Vom einzelnen Dokumenttyp bis zum verbundenen Prozess.
Dokument → Daten → Prozess
BEISPIEL
RECHNUNG
Beispiel-Lieferant
Nummer
RE-2048
Datum
12.10.2026
Gesamtbetrag
1.428,00 EUR
Strukturierte Felder
Nummer
RE-2048
Datum
12.10.2026
Gesamtbetrag
1.428,00 EUR
Betrag vor der Übergabe prüfen.
BEISPIEL
LIEFERSCHEIN
Beispiel-Lieferung
Nummer
LS-1032
Bestellung
BE-2048
Liefermenge
42 Stück
Strukturierte Felder
Nummer
LS-1032
Bestellung
BE-2048
Liefermenge
42 Stück
Menge mit der Bestellung abgleichen.
BEISPIEL
SERVICEANFRAGE
Beispiel-Anfrage
Vorgang
SR-0184
Anliegen
Wartung
Zuständigkeit
Service-Team
Strukturierte Felder
Vorgang
SR-0184
Anliegen
Wartung
Zuständigkeit
Service-Team
Vorgeschlagene Zuordnung prüfen.
01 · Auslesen
02 · Prüfen
03 · Weitergeben
Vereinfachte Beispiele mit fiktiven Daten. Keine Dokumente werden hochgeladen oder verarbeitet.
Informationen zur Quelle zurückverfolgen
Prüfschritte gemeinsam festlegen
Bestehende Systeme einbinden
Mögliche Startpunkte
Wo Dokumente heute
Handarbeit auslösen.
Wir beginnen mit einem konkreten Dokumenttyp und dem nächsten Arbeitsschritt. Daraus ergibt sich, welche Informationen die Lösung tatsächlich liefern muss.
01
Rechnungen & Belege
Rechnungsnummern, Beträge und Positionen erfassen und für Ihren Freigabe- oder Buchhaltungsprozess aufbereiten.
Lieferant
Datum
Betrag
Positionen
Daten zur Prüfung und Übergabe bereitstellen.
02
Lieferscheine & Bestellungen
Artikel, Mengen und Referenzen aus Dokumenten übernehmen und den passenden Einkaufs- oder Liefervorgängen zuordnen.
Artikel
Menge
Bestellbezug
Dokument und Vorgang zusammenbringen.
03
Formulare & Posteingang
Anliegen einordnen, benötigte Angaben auslesen und die weitere Bearbeitung durch das zuständige Team vorbereiten.
Dokumentart
Vorgang
Zuständigkeit
Eingänge strukturiert weiterbearbeiten.
Dokumentarten, Felder und Grenzen werden anhand Ihrer Beispiele festgelegt. Die gezeigten Anwendungsfälle sind mögliche Projektumfänge, keine vorgefertigten Anschlüsse an jedes System.
Unsere Leistung
Mehr als Texterkennung.
Ein Weg bis ins Zielsystem.
Wir verbinden die passenden Bausteine zu einer individuellen Lösung: Dokumente erfassen, Informationen strukturieren, Ergebnisse prüfen und Daten weitergeben.
OCR liest Text. Document AI ergänzt Struktur.
Modelle können zusätzlich Layouts analysieren, Dokumente klassifizieren und definierte Felder extrahieren. [1] Den vollständigen Ablauf einschließlich Prüfung und Integration planen wir als Dokumentenprozess.
01 / ERFASSEN
Text & Layout auslesen
Texte, Seiten und Tabellen für die Verarbeitung aufbereiten. Vorhandene PDF-Inhalte nutzen und gescannte Bereiche mit passender Texterkennung ergänzen.
Ergebnis: auswertbarer Dokumentinhalt
02 / STRUKTURIEREN
Einordnen & Felder extrahieren
Dokumenttypen unterscheiden und die vereinbarten Informationen in ein festes Datenmodell überführen. Auch Pflichtfelder und fehlende Werte werden dabei berücksichtigt.
Ergebnis: strukturierte Informationen
03 / PRÜFEN
Regeln & Freigaben abbilden
Format, Vollständigkeit und fachliche Plausibilität prüfen. Unsichere Ergebnisse mit der relevanten Dokumentstelle zur Kontrolle vorlegen.
Ergebnis: nachvollziehbarer Prüfstatus
04 / VERBINDEN
Daten weitergeben
Geprüfte Informationen in das passende Format bringen und an freigegebene Schnittstellen übergeben. Fehler und erneute Versuche werden als Teil des Ablaufs geplant.
Ergebnis: abgestimmte Weiterverarbeitung
Prüfung & Freigabe
Unklare Werte werden sichtbar.
Nicht einfach weitergereicht.
Original, extrahierter Wert und Prüfentscheidung gehören zusammen. Das folgende Beispiel zeigt, wie ein offener Prüfschritt die Übergabe zunächst zurückhält.
Original · vereinfachter Dokumentauszug
Seite 1 / 1
Beispiel-Lieferant
Fiktives
Dokument
Rechnung
Rechnungsnummer
RE-2048
Rechnungsdatum
12.10.2026
| Position | Menge | Gesamt |
|---|---|---|
| Bauteil A Einzelpreis: 400,00 EUR | 3 | 1.200,00 EUR |
Zwischensumme
1.200,00 EUR
Umsatzsteuer 19 %
228,00 EUR
Gesamtbetrag
1.428,00 EUR
Dieser Ausschnitt dient nur zur Erklärung des Prüfablaufs. Er ist kein Rechnungsbeleg.
Extrahierte Informationen
1 Feld prüfen
Der Gesamtbetrag ist im Beispiel als unsicher markiert. Vor einer Übergabe ist eine Prüfung vorgesehen.
Der Betrag ist im Beispiel als unsicher markiert. Vergleichen Sie ihn mit dem hervorgehobenen Wert im Dokument.
Prüfung offen. Die Übergabe bleibt im Beispiel gesperrt.
Strukturierte Ausgabe ansehen – Beispiel im JSON-Format
Beispiel-JSON · keine Verbindung zu einem Zielsystem
{
"example": true,
"document": {
"id": "RE-2048",
"type": "invoice",
"source": "Beispielrechnung, Seite 1"
},
"fields": {
"invoice_number": "RE-2048",
"invoice_date": "2026-10-12",
"total": {
"value": 1428,
"currency": "EUR",
"source_page": 1,
"review": "required"
}
},
"workflow_status": "review_required",
"transfer": "not_executed"
}Der Prüfstatus ist Teil der Ausgabe. Eine echte Übertragung wird hier nicht ausgeführt.
Quelle statt Vermutung
Wir planen die Herkunft wichtiger Werte mit ein: Dokument, Seite und die betreffende Fundstelle.
Regeln statt Blindflug
Pflichtfelder, Plausibilitätsprüfungen und Freigaben richten sich nach Ihrem Prozess und dem Fehlerrisiko.
Messbare Qualität
Wir bewerten Feldqualität, offenen Prüfaufwand und fehlerfreie Übergaben – nicht nur ein hübsches Demoergebnis.
Systemanbindung & Betrieb
Ihre Systeme bleiben.
Die Daten kommen an.
Wir entwickeln die Anbindung an den tatsächlichen Arbeitsprozess: vom Dokumenteingang bis zum vereinbarten Import, API-Aufruf oder nächsten Arbeitsschritt.
Wo Dokumente ankommen
E-Mail & Eingangskorb
DMS & Dateiablage
Portal & Fachanwendung
Ihr Dokumentenprozess
Erfassen.
Prüfen. Übergeben.
OCR & strukturierte Extraktion
Regeln & menschliche Freigabe
Status & kontrollierte Wiederholung
Ausgabe nach Vereinbarung: JSON · CSV · API
Wo die Arbeit weitergeht
ERP & Warenwirtschaft
CRM & Vorgangsbearbeitung
DMS & interne Anwendungen
Der konkrete Aufbau richtet sich nach verfügbaren Schnittstellen, Datenformaten und Zugriffsrechten. Strukturierte Eingangsdaten verarbeiten wir möglichst direkt, statt sie unnötig in Bilddaten umzuwandeln.
Betrieb passend zu Ihren Vorgaben.
Cloud-Dienst oder eigene Umgebung: Wir prüfen geeignete Komponenten, Datenwege, Aufbewahrung und Zuständigkeiten. Eine lokale Variante planen wir nur mit dafür geeigneten Modellen, Lizenzen und ausreichender Infrastruktur.
Auch für den zweiten Versuch geplant.
Wir berücksichtigen doppelte Eingänge, fehlgeschlagene Übertragungen und erneute Verarbeitung. Eindeutige Vorgangskennungen, Statusführung und vereinbarte Prüfungen sollen unbemerkte Doppelverarbeitung vermeiden.
Zusammenarbeit
Mit Ihren Dokumenten beginnen.
Nicht mit einem großen Versprechen.
Ein Pilot schafft eine belastbare Grundlage für die weitere Entscheidung. Umfang, Aufwand und Erfolgskriterien stimmen wir ab, bevor ein größerer Ausbau beginnt.
01 / VERSTEHEN
Dokumente & Ziel klären.
Wir besprechen Eingänge, benötigte Felder, Varianten und Zielsysteme. Repräsentative Beispiele und schwierige Fälle gehören von Anfang an dazu.
Dokumentumfang & Abnahmekriterien
02 / ERPROBEN
Einen begrenzten Pilot bauen.
Wir setzen einen ausgewählten Dokumenttyp mit den wichtigsten Feldern, Prüfregeln und einem klar abgegrenzten Übergabeschritt um.
Prüfbarer Prozess statt Komplettversprechen
03 / BEWERTEN
An getrennten Beispielen prüfen.
Wir vergleichen Ergebnisse mit fachlich geprüften Sollwerten. Feldfehler, manuelle Nacharbeit, Laufzeit und Kosten werden gemeinsam bewertet.
Nachvollziehbare Ergebnisse & offene Grenzen
04 / EINFÜHREN
Einbinden & übergeben.
Die vereinbarten Systemanbindungen, Rollen und Betriebsabläufe werden umgesetzt. Danach folgen Abnahme, Dokumentation und die abgestimmte Übergabe.
Nutzbarer Ablauf & geklärte Verantwortung
Was am Ende übergeben wird.
Der vereinbarte Prozess einschließlich Feldschema, Prüfregeln, Schnittstellenbeschreibung und Dokumentation. Quellcode, Zugänge, Lizenzen sowie Wartung und Weiterentwicklung werden im Angebot ausdrücklich geregelt.
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Bevor wir starten.
Die wichtigsten Antworten zu Dokumenten, Qualität und Zusammenarbeit.
Was ist der Unterschied zwischen OCR und Document AI?
OCR erkennt Text in Bilddaten. Document AI kann darüber hinaus die Struktur eines Dokuments analysieren, Dokumentarten zuordnen und definierte Informationen extrahieren. [1] Für Ihren vollständigen Ablauf ergänzen wir Prüfregeln, Freigaben und die Anbindung an Ihre Systeme.
Braucht jedes PDF eine Texterkennung?
Nicht zwingend. Ein nutzbarer Textinhalt kann direkt verarbeitet werden; gescannte Seiten benötigen Texterkennung. Je nach Dokument können beide Wege zusammenkommen. Parser und OCR-Komponenten wählen wir passend zu den tatsächlich vorliegenden Dateien. [2]
Wie zuverlässig sind die erkannten Werte?
Das hängt unter anderem von Dokumentqualität, Layoutvarianten, benötigten Feldern und gewählten Komponenten ab. [4] Konfidenzwerte sind Entscheidungshilfen, aber kein Ersatz für die Prüfung des konkreten Prozesses. [3] Wir vereinbaren Testfälle, Fehlertoleranzen und manuelle Prüfschritte, statt eine pauschale Trefferquote zu versprechen.
Können auch Tabellen und Handschrift verarbeitet werden?
Es gibt Modelle für Tabellen, Layouts und handschriftlichen Text. [1] Ob die Ergebnisse für Ihre konkreten Dokumente ausreichen, prüfen wir anhand passender Beispiele. Komplexe Tabellen, schlechte Scans und Handschrift können zusätzliche Prüfung erfordern; die Unterstützung wird nicht pauschal vorausgesetzt.
Müssen unsere Dokumente in eine öffentliche Cloud?
Nein, nicht zwangsläufig. Es gibt Komponenten mit lokaler Ausführung, etwa Docling. [2] Welche Architektur geeignet ist, klären wir anhand von Dokumentarten, Infrastruktur, Modelllizenzen und Ihren Vorgaben. Auch bei lokalem Betrieb müssen Zugriffe, Speicherorte und externe Verbindungen bewusst festgelegt werden.
Wie werden Aufwand und Kosten bestimmt?
Entscheidend sind unter anderem Dokumentarten, Layoutvarianten, Felder, Menge, Prüfbedarf und Systemanbindungen. Entwicklung, laufende Verarbeitung sowie Betrieb und Betreuung betrachten wir getrennt. Nach der technischen Klärung erhalten Sie ein Angebot mit abgestimmtem Umfang.
Was benötigen Sie für ein erstes Gespräch?
Zunächst genügt eine Beschreibung: Welche Dokumente kommen an, welche Informationen werden gebraucht und wohin sollen sie anschließend gelangen? Den sicheren Austausch geeigneter Beispieldokumente und den Umgang mit vertraulichen Inhalten stimmen wir separat ab.
Technische Hintergründe & Quellen
[1] Azure Document Intelligence: Modelle und Extraktion ↗
Texterkennung, Layoutanalyse, Dokumentklassifikation und strukturierte Felder.
[2] Docling: Dokumentverarbeitung und OCR ↗
PDF-Verarbeitung, Layout und Tabellen, strukturierte Exporte und lokale Ausführung.
[3] Microsoft: Genauigkeit und Konfidenzwerte ↗
Einordnung von Konfidenzen, Dokumentvarianten und menschlicher Prüfung.
[4] Amazon Textract: Best Practices ↗
Einfluss der Eingangsqualität und risikobasierte Verwendung von Konfidenzwerten.
Lassen Sie uns sprechen
Welcher Dokumentenprozess soll einfacher werden?
Beschreiben Sie, was heute von Hand passiert. Wir klären mit Ihnen, welche Schritte sich sinnvoll verbinden lassen und wie ein passender Einstieg aussieht.
Ihr technischer Ansprechpartner
Navid Behnami
Gründer · Softwareentwicklung
Marburg, Hessen
Drei Fragen für den Anfang.
- Welche Dokumente kommen an?
- Welche Daten werden gebraucht?
- Wohin sollen sie weitergegeben werden?
Für den ersten Kontakt genügt eine Beschreibung. Den Austausch von Beispieldokumenten stimmen wir anschließend ab.